El correo electrónico y su gestión en el mundo de la empresa, sobre todo en ambientes PYME es cada vez más complejo. Fundamentalmente porque su uso va en aumento, y porque los usuarios cada vez almacenan más y más correo. Tengo clientes que utilizan Outlook Express por costumbre, y tienen BBDD de casi 10 Gbytes en mensajes guardados desde años atrás. Como es lógico, las copias de seguridad de algo así se complican, y las posibilidades de que los ficheros DBX (Outlook Express) o PST (MS Outlook) se corrompan o fallen se multiplican, algo que sobre todo con Outlook Express, ocurre con frecuencia a medida que pasa el tiempo.
Por todo ello, he sido el primer defensor de montar en estos entornos pequeños sistemas Exchange mixtos, es decir, utilizados para intercambiar el correo interno de la empresa, pero con un servidor externo de correo POP3/SMTP para enviar y recibir correo del dominio de la empresa, al que se conectaban los clientes desde su MS Outlook. Su principal ventaja es que todos los buzones de correo de los usuarios estaban replicados y centralizados en uno de estos pequeños servidores con Small Windows Server (el pack de Windows Server + Exchange + Sharepoint para PYMEs), simplificando al máximo la copia de seguridad, la gestión de la información y demás aspectos de este problema. Encima, aunque a la hora de la verdad muchos apenas se utilizan, ofrecen funciones extras como los almacenes públicos, listas de contactos compartidos, etc. etc. Esto, sin embargo, tiene algunos peros, siendo el más complejo el de los usuarios con portátiles, que deben entrar y salir de la oficina, y cuya sincronización con Exchange tiene mucha más miga. Es un aspecto que se me escapa de este post.
Ahora bien, hay otras soluciones que van ganando muchos puntos, fundamentalmente en ambientes de microempresa y PYMES. Hace poco estuve probando el servicio Google Apps que, aunque lleva operativo en inglés bastante tiempo, no hace no tanto que esta disponible en castellano. Gracias a él, podremos aprovechar todas las posibilidades del Gmail gratuito que muchos conoceréis y usaréis (yo lo hago a diario), pero trasladado al mundo de la empresa. Hay dos modalidades: la gratuita (igual que el Gmail que todos conocemos), y una edición Premier con funcionalidades realmente innovadoras, que es la que me voy a centrar. Las diferencias, aquí.
En ambos casos se trata de asociar nuestro dominio al servicio de correo de Google, de manera que nuestras direcciones seguirán siendo “felipe@lotas.com”. El acceso se realiza a través de la propia página de Gmail, aunque utilizando nuestra dirección propia, y con nada menos que 25 Gbytes de almacenamiento por buzón (frente a los 6 Gbytes y pico de los gratuitos). Además podremos obviar la discreta publicidad de Gmail, contar con un nivel de garantía de funcionamieto del 99,9%, así como disponer de herramientas ya conocidas, pero específicamente al servicio de la empresa y el trabajo en grupo: Google Talk, Google Calendar, Página de inicio personalizada, Google Docs, Page Creator…
Además, desde finales del año pasado, los administradores pueden gestionar los mensajes del sistema Postini (propiedad de Google). Esta es una herramienta sensacional desde la que podemos crear políticas para rechazar mensajes, recuperar otros bloqueados o, simplemente, tener un histórico de la mensajería en los últimos 90 días. Y esto es sólo un aperitivo, porque para los ITmaN del mundo hay una API que permite hacer auténticas virguerías para integrar Google Apps en sus infraestructuras, herramientas para migrar el correo desde otros entornos, sistemas para crear cuentas por lotes, etc. Y como ejemplo, aquí podéis ver el Panel de gestión (pincha para verla en grande):
Por último, es inevitable hablar de precios: 50 dólares USA por año y usuario dado de alta en el servicio. Visto así quizá resulte caro a poco que tengamos unas cuentas de correo, sobre todo comparado con soluciones de alojamiento profesionales (las de cierta calidad), que suelen darte decenas e incluso cientos de direcciones de correo a cambio de unos 200-300 euros/año. Ahora bien, hay que tener en cuenta que nos dan espacio (25 Gbytes por cuenta), cero gastos de administración (todo corre por cuenta de Google), total libertad de uso (vía Web o SMTP/POP3, como cada uno prefiera), total protección conta el spam (los filtros de Gmail son realmente buenos) y, sobre todo, las posibilidades del trabajo en grupo integrado en la plataforma Google.
En todo caso, mis pruebas han sido excelentes, y la puesta en marcha es tan simple como cambiar las DNS del dominio y esperar unas horas. Probablemente en breve migre a esta plataforma, para así acabar con mi problema para centralizar todo el correo de mi empresa en un único lugar.
pues yo estoy utilizando Exchange y no creo que sea tan malo tiene sus ventajas y des ventajas
Hola, me parece muy buena tu opinion y comentario. hace meses que me lo estoy planteadno para la pequeña empresa que tengo y me he decidido a hacerlo. El caso, es que yo hace tiempo que uso GMAIL para mi cuenta ( lo tengo redireccionado ), y ahora no se migrar todo lo que tengo en gamil ( que son 3gb ) a mi futura cuenta de APPS…¿tienes idea si se puede hacer?. Gracias por tu ayuda.
Domingo, Google Apps ha publicado una herramienta para poder subir tus mensajes de correo a su servicio, buscalo como “Google Email Uploader”.
Me comentas los resultados.
Saludos.
Hola, me agrada bastante las facilidades que esta brindando google con respecto a gmail y otros aplicativos, para el uso empresarial, pero tenia una duda, en el aso de ser una micro empresa de no mas de 2 a 3 personas, sería necesario utilizar un la versión premier, o bastaría con la estándar? O hya problema legales por ser una empresa?